Bajo la dirección de la PREPCOM, EL/LA CONSULTOR/A tiene la responsabilidad de ejecutar las labores descritas en el presente Términos de Referencia:

1. LABORES DE CONSULTORÍA:

GENERALIDADES:

1. Organizar de manera eficaz, ecoeficiente y creativa la Asamblea General Ordinaria de Amnistía Internacional Perú, la que se llevará a cabo los días 14 y 15 de Mayo del 2016, en la ciudad de Lima, dentro del presupuesto aprobado y siguiendo el cronograma establecido por la Sección Peruana.
2. El consultor/a o equipo consultor se encargará de la organización de la asamblea, previendo la logística antes y durante el evento. Así mismo, deberá elaborar y entregar un informe de evaluación de la actividad, así como todos los documentos de rendición de cuentas (relatoría, material audiovisual, documentos aprobados, actas y aquello que PrepCom solicite) a más tardar hasta el viernes 20 de Mayo de 2016.
   • En el desarrollo de sus funciones, deberá rendir cuenta de la realización del evento, tanto a la Prepcom como a la Dirección Ejecutiva de AIP (copia informativa).
3. En caso de incumplimiento del contrato o de los Términos de Referencia por parte de el/la consultor/a o equipo consultor se ejecutarán las penalidades dispuestas

FUNCIONES: Antes de la AGO 2016

1. Local de la Asamblea AGO:

• Las propuestas del local (mínimo 03) para la realización de la AGO 2016 deberán corresponder a entidades públicas o privadas cuyos fines no contravengan los principios de Amnistía Internacional.
• Los locales que se propongan deberán tener un aforo mínimo de 100 personas y estar ubicados en una zona de fácil acceso y que cuente con medidas de acceso para personas con discapacidad.
• Se valorará que el local cuente con espacios adecuados para los momentos de refrigerios y almuerzo, así como que no impongan condiciones que impidan que AIP pueda contratar un catering distinto al que preste la administración del local.
• Deberá contar con el servicio de conexión a Internet (Wi-fi) gratuito y múltiples enchufes para conectar dispositivos electrónicos tales como: equipos para la proyección de video, sonido, computadora, impresora, entre otros.
• Los locales propuestos deberán contar con servicios higiénicos adecuados durante la duración de la Asamblea.
• Los locales propuestos deberán estar cerca al lugar de alojamiento de las/os asociados concurrentes a la Asamblea que provengan de ciudades diferentes a la sede de la AGO 2016.
• Se puede evaluar la posibilidad de hacer un intercambio con alguna actividad (taller, foro, etc.) por el uso del ambiente; en su defecto, pagar las tarifas que se establezcan por alquiler.
• Cumplan con las medidas de Seguridad de Defensa Civil .

Hospedaje

• Las propuestas del local de hospedaje(mínimo 03) para las/los asociadas/os que vivan fuera de la sede en que se realiza la AGO 2016 deberán corresponder a entidades públicas o privadas cuyos fines no contravengan los principios de Amnistía Internacional.
• Los locales que se propongan deberán estar ubicados en una zona de fácil acceso, que cuente con medidas de acceso para personas con discapacidad y que brinden un servicio confortable y limpio.
• El pago del alojamiento a contratar será por habitaciones ocupadas, entregando factura por el servicio contratado.
• Los locales que se propongan deberán estar próximos al local de la Asamblea.

Alimentación:

• Las propuestas de catering (mínimo 03) serán para el almuerzo y tres refrigerios (a definir según el presupuesto y el número de participantes).

Documentos para AGO

• El/la consultor/a propondrá a una persona que se haga responsable de la relatoría durante la Asamblea.
• El/la consultor/a coordinará con la persona seleccionada para tomar actas durante la AGO y se asegurará de la entrega del documento al final de cada jornada, en coordinación con la Mesa Directiva de la AGO.

Equipamiento de local

• Recopilación de documentos, impresión y preparación del material impreso, banners, afiches, stickers (averiguar qué existe y qué se tiene que mandar a hacer),credenciales, listas de participantes, elementos de activismo y símbolo (vela), organización del espacio de registro.[1]
• Acondicionar un espacio que facilite la integración o exposición de actividades del movimiento, conforme a las pautas brindadas por PrepCom.
• El 13 de Mayo de 2016 el/la consultor, en coordinación con PrepCom, realizará la instalación y prueba de los equipos a utilizarse durante el desarrollo de la AGO tales como: laptop, equipo de amplificación de audio, proyector multimedia, ecran, micrófonos alámbricos e inalámbricos, sistema de internet inalámbrico (Wi-fi), otros; así como la distribución de los ambientes.

Recomendación a los asistentes:

• Facilitar información sobre opciones de transporte (empresas de viajes, rutas hacia el local de la AGO 2016, hospedaje, etc.), recomendaciones sobre el clima, seguridad y otros.

Otros

• A primera hora, verificar la ambientación del local y realizar los ajustes que se consideren necesarios para el buen funcionamiento de los equipos.

2. MODO DE PAGO DE LA CONSULTORIA

La contraprestación por los servicios del/la consultor/a asciende a S/.1,800.00 (Un mil ochocientos con 00/100 NUEVOS SOLES); pago que será efectivo en el momento de la entrega final de los contra entrega de los respectivos Recibos por Honorarios.Los pagos se harán contraentrega de los siguientes productos :S/. 400.00 contra entrega del Primer producto a màs tardar al 08 de Marzo 2016 - Información preliminar para la realización de la Asamblea conteniendo la siguiente información :

• Cotizaciones de locales y demás servicios necesarios para la realización de la AGO (alojamiento, alimentación, publicación de periódico, costos de los trámites registrales y notariales.
• Presupuesto preliminar
• Guía informativa para los asistentes a la asamblea, que contendrá la siguiente información : opciones de transporte, (empresas de viajes , rutas hacia el local de la Asamblea General 2016, hospedaje, etc) recomendaciones sobre el clima, seguridad entre

S/. 800.00 - Segundo producto : a más tardar al 18 de Mayo 2016 - Asistencia logística para la Asamblea General

• Realizar la prueba de los equipos y del sonido un día antes de la realización de la
• Acondicionar un espacio de la Asamblea para facilitar la integración o exposición de actividades del moviiento, conforme a las pautas brindadas por PrepCom.
• Recepción de los participantes : registro (nombres completos, DNI, firma), credencial, indicaciones generales en coordinación con PrepCom.
• Entregar materiales logísticos solicitados por el Comité preparatorio de Asambleas (fotochecks de Asistentes, listas de registros, impresiones de materiales solicitados, etc)
• Brindar asistencia a cualquier consulta o pedido de naturaleza logística durante la realización de la AGO 2016.
• Realizar el reembolso del costo de los pasajes, de ida a la AGO a los participantes que asistan y provengan de los departamentos fuera de la sede de la AGO 2016, conforme a la rendición de cuentas financiera establecida por la oficina.
• Encargarse del registro de audio y fotográfico del evento.
• Supervisión de la prestación de refrigerios, almuerzo y brindis conforme al cronograma establecido.
• Organización del tradicional brindis por la libertad al final de la Asamblea.
• Supervisar que la redacción de los documentos de la relatoría se haga de forma diligente y estén disponibles al final de cada jornada.
• Ejecutar el presupuesto de la AGO y realizar la rendición de cuentas adjuntando facturas o boletas.
• Preparar la logística necesaria para la realización de activismo en los espacios de la
• Tomar notas que serán necesarias para la entrega de la relatoría y las actas de la asamblea para dicho objetivo se podrá subcontratar a un tercero , cuyo pago corre por cuenta del consultor.

S/. 600.00 - Tercer producto : a más tardar al 31 de Mayo 2016 - Entrega de productos resultantes de la Asamblea

• Relatoría de la Asamblea
• Versión preliminar del Acta de la Asamblea
• Audio de la Asamblea
• Acervo fotográfico de la Asamblea
• Informe de Evaluación de la Actividad, donde se describan los hechos realizados en el marco de la consultoría, elaborando recomendaciones para optimizar dicho
• Presupuesto ejecutado con los respectivos comprobantes de pago de valor tributario. Cabe indicar que no deberán existir servicios pendientes de pago al término de la consultoría.

Para realizar el pago de los servicios contratados, el Comité Preparatorio de Asambleas deberá remitir la conformidad de cada producto entregado, en tanto que el/la consultor/a deberá entregar los Recibos por honorarios respectivos.En casos de demora en la entrega de los productos se realizará el descuento del 1% menos del pago correspondiente por cada día natural de demora.Requisitos para la postulación :

• Experiencia en la organización de
• La prestación es de naturaleza personal; se podrá requerir apoyo de terceros previa aprobación del Comité Preparatorio de Asambleas de Amnistía Internacional.
• El/La Contratante deberá contar con RUC y ser mayor de edad.
• El/la contratante será una persona o equipo proactiva y empática.
• Para postular a la presente Consultoría tienen incompatibilidades los integrantes del Consejo Directivo y del PrepCom de la sección Peruana de Amnistía Internacional.
• Contar con flexibilidad de horarios y disposición para reuniones presenciales y en forma virtual.COMO POSTULAR :Todas las personas interesadas pueden revisar los TdRS de la consultoría y enviar su CV a : personal@amnistia.org.pe (referencia a especificar en el asunto : CONSULTOR/A AGO 2016)Fecha límite de postulación : hasta el viernes 19 de Febrero 2016 (Hora máxima : 23:59 hrs)Fecha de entrevistas : entre el 23 y 24 de Febrero 2016.Todas las postulaciones se evaluarán estrictamente basándose en los méritos individuales. Son bienvenidas todas las postulaciones, no se hará ninguna diferencia entre ellas por razón de raza, etnia, género, edad, orientación sexual, religión o creencias.[1] Tomar en consideración que existe un proyecto de ecoeficiencia en la Sección y se busca contaminar lo menos posible. En ese sentido, las impresiones deben ser con reducción y a doble cara.